讓你有效率又平靜的小方法｜覺得時間不夠用？｜手寫 To do list｜【一天聽一點#1174】

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在面對工作跟生活
你有沒有提升自己效率的需求呢？
你總覺得時間不夠用
或者是呢 
你常常處在一種盲目的忙碌裡面
忙到最後你為什麼忙自己也搞不清楚

如果你也苦於這樣的情況
那麼我今天會跟你分享我的一些小方法
或許能夠為你帶來一些幫助

這個方法其實沒有什麼高深的技術含量
說上去也非常的簡單
可是我用這個方法可以讓我
無論是製作內容、經營公司
還有定期地推出線上課程

那更不要說我在閒暇時候還可以學鋼琴
我如何把這些事情都能夠安排得到位
我就是用這個方法來幫助我自己的

這個方法呢 就是我會每經過一段時間
我就會重新地整理
重新地排列自己的待辦事項清單

說到這裡喔 我們不妨幫自己檢查一下
第一條那就是你到底有沒有
做自己的待辦事項清單呢？
就是「To do list」

其實我遇到多數瞎忙、窮忙的朋友
他們十有八九
是沒有習慣去做「待辦事項清單」的
他們只知道事情很多、時間很少

可是究竟應該把精力如何做分配
而這些所謂該做的事情的輕重緩急
他們完全是沒有概念的

有一點像是喔
時候遇到了 哪一件事情先擠進來
他就先做
或者是哪一件事情看上去
感覺起來比較著急
他就花比較多的精力去處理它

可是你要知道有些事情
感覺上很著急
可是它可能一點都不重要
然而有些事情非常的重要
可是等它變著急的時候
你要做它都已經來不及了

所以雖然這是一個很基本的問題
但是我要再問你一次
你到底有沒有幫自己做
「To do list」的習慣呢？

我真的遇到好多人
真的超不可思議的
就是他連這個習慣都沒有
那你可能會想到第二個問題
那「To do list」我到底該怎麼列呢？
有什麼技巧呢？

我說喔 你剛開始真的先不要去想
要用什麼技巧
請你就拿一張紙跟筆
越樸素的紙跟筆越好
把你想到你該做的事情
一條一條地先寫下來
哪怕是列流水帳都沒關係
你就是把它寫下來

我常常遇到很多朋友
他終於耐著性子寫下來之後
通常就有兩個極端的發現
第一個極端的發現就是
啊呀 他的事情真多啊
可是幾乎都是小事、都不太重要

而第二個極端更好玩了
就是他一直處在一種
「感覺很忙」的狀態
但是他真的去列了「To do list」
才發現其實說來說去
就那幾件事也沒有很多

只是他一直沒有用一個更宏觀的視角
更全方位的角度
去檢核他要怎麼優化他的工作流程
這導致一個現象
那就是他的環境在變
或者他身旁的同仁也在前進
可是他一直在原地踏步

他做這件事的方法跟他幾年前
當初做它第一次的時候
並沒有太大本質上的差別
那你說在主觀感受上
他會不會覺得越來越忙、越來越累
可是越來越沒有意義呢？

對啊 因為他做的都是同樣一件事情
當然會沒有意義
可是環境在進步了
可是他在原地踏步
他當然會覺得越來越累囉

所以其實並不是
「To do list」有什麼神奇的魔力
而是人有時候在看待自己每天做的事情
你需要有意識地拉出一個距離

你跟你做的事情太近的時候
你可能會看不清楚它
你看不到它的本質
你更不會去思考可以怎麼優化它

那就有一點像是跟你最親近的家人
往往你對他最沒有耐心
原因很簡單因為你們沒有距離

但是當你每天在工作之前
哪怕是花5分鐘
把你今天要做的事情
先把它列一遍

像我自己就有一些習慣
譬如說每天要睡覺之前
把明天要做的「To do list」
先把它列下來
而隔天早上呢 把它 Review 一遍
在我每一天的工作過程當中
每當有休息的空檔
或者是準備進入下一件事情之前
我都會把它拿出來看一看

所以我一天當中會有好幾次
再去 Check 我的 To do list
在 Check 的過程當中
我就會知道
有一些事情的重要性可能要提升
有一些事情我可能疏漏了
而有一些事情它可能沒有那麼重要
它可以延後甚至於不做都沒關係

但是當我沒有列出這些的時候
你看喔 隨便一個同仁
有一個需求跟我提出來
我是不是幾乎得
下意識地去回應、去反應
可是任何的回應跟反應
都必須要消耗我的時間跟精力

當我們沒有先去問那件事情有多重要
我們就等於把我們寶貴的時間
放在一個不確定報酬跟回收的投資裡面
這個風險其實是很高的

說得更到位一點
就是我常常聽到一句話
叫做「我們常常用戰術層面的勤快」
「來彌補我們戰略層面的怠惰」
說白了就是你只是讓自己很忙
但是你到底在忙什麼
你要忙去哪裡
忙的這個目的和成效到底在哪裡
其實你並沒有搞得很清楚喔

這個「To do list」的應用
我已經用了好多好多年了
我曾經嘗試過用手帳、用日誌
後來呢 PDA和智慧型手機出來之後
我就用電子化

可是我現在熟悉我的朋友都知道
我又用回了日誌
甚至於我除了用日誌之外
我的每一天的 To do list
我還會寫一張像名片卡一樣
這樣的小卡片來提醒我自己

那你可能會好奇喔
我怎麼反而放棄了科技化的應用呢？
我想喔 方法的使用
你只要自己嘗試之後
真實地對你有幫助
任何方法都可以

只是對我而言 我發現喔
當我用紙跟筆把它寫下來
特別是謄寫在自己的手帳
跟日誌之外呢
我還另外寫了小卡片

在每次寫的過程當中
因為它的速度不像打字這麼快
它反而在那幾秒鐘的時間
讓我的心比較能夠沉澱
當我能夠用更沉著的心
看待眼前的事物
無論它是大事、小事
無論它有多著急
我反而能夠更清晰地知道
我可以怎麼做它

或者是我可以怎麼看待它
我想我能夠一直保持著很有效率
而且內心又能夠平靜
這些方法給我很大的幫助

那你呢 你也想要能夠有效率
又能夠平靜嗎？
如果這是你要的話
不妨在急著找工作的方法之前
先把自己到底該做什麼
要做什麼列下來
幫自己列個 To do list 吧

當然了 如果你想要進一步
更多的學習的話
譬如說 To do list 裡面
這些事情的輕重緩急怎麼安排？
有時候真的遇到很累的時候
怎麼樣去切換自己的心智模式
在面對創意工作
跟需要專注力的工作的時候
你該怎麼做有效地調整

關於這些進一步地學習
我很鼓勵你喔 
可以加入我的線上課程【時間駕訓班】

這一門課從推出到現在
已經幫助了很多朋友
我很有信心它可以讓你做事更有效率
而心可以更平靜

當然了 無論你會不會加入
我們的線上課程
我都希望今天跟你分享的「To do list」
能夠帶給你一些啟發與幫助
我是凱宇

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期待你的加入
也希望我能夠跟你一起學習、一起前進
那麼今天就跟你聊到這邊了
謝謝你的收聽 我們再會